DEPARTAMENTO DE Secretaría Administrativa

Coadyuvar con la dirección en la planeación, organización, coordinación y supervisión de los recursos humanos, financieros y materiales con que cuenta la unidad académica, a fin de proporcionar oportunamente los servicios administrativos que se requieran para el desarrollo de las funciones sustantivas de la dependencia.

Tiene como misión eficientar el uso y aplicación de los recursos financieros y materiales que se obtienen así como el manejo transparente y honesto de los mismos, mediante sistemas y procedimientos apropiados que nos permitan dar resultados óptimos en el funcionamiento de los servicios administrativos, realizando evaluaciones permanentes en todas las áreas que son competencia, incluyendo la supervisión y mantenimiento de las instalaciones, además de organizar, controlar y supervisar el cumplimiento del personal de la facultad.

Nuestra visión como coordinación administrativa de la facultad de informática al 2012, logra el reconocimiento y trascendencia de nuestra facultad siendo ejemplo en el manejo y administración de los recursos con los que cuenta, desarrollando de forma integral nuestras actividades con una visión de futuro que nos permite contribuir a la excelencia académica y administrativa de la misma, acreditada por organismos con reconocimiento nacional e internacional que nos coloca como la mejor institución educativa del país.

Coordinar y supervisar las actividades del personal que conforma la secretaría administrativa.

Establecer los mecanismos de coordinación que permitan la adecuada administración de los recursos humanos, financieros y materiales asignados.

Presentar a la consideración del director el proyecto del programa de actividades de la Secretaría Administrativa, con metas y objetivos particulares de cada área que la conforma, así como sus costos.

Informar de manera periódica al director sobre los avances en el cumplimiento de los programas.

Supervisar el pago de nómina, el buen uso de la información que se derive de ella y su entrega oportuna a la dirección general de finanzas.

Vigilar la atención que se dé al personal en lo correspondiente a sus necesidades, derechos y obligaciones, sobre las bases legales procedentes.

Presentar al director de la dependencia el anteproyecto de operación anual con objetivos y metas, así como el costo programado.

Definir las políticas y procedimientos a seguir para el aprovisionamiento de bienes, materiales y prestación de servicios que se requieran en el desempeño de las actividades de las diferentes áreas.

Coordinar las actividades inherentes a la recepción, control y entrega de la correspondencia.

Auxiliar en la reproducción de documentos.

Cerrar las instalaciones al término de la jornada laboral verificando previamente que no haya inconvenientes.

Participar en la publicación de eventos organizados por la dependencia dentro de su área.

Manejo de equipo de oficina, necesario para su trabajo.

Auxiliar en la elaboración de listas de materiales necesarios para el desarrollo de las labores al interior de la dependencia.

Vigilar el adecuado cumplimiento de los criterios emitidos por el director que permitan la coordinación con el resto de la organización.

Representar a la unidad académica ante las autoridades administrativas universitarias.

Llevar un registro y control de los asuntos y actividades relevantes de la secretaría administrativa por cada una de las áreas que la integran.

Mantener relación directa con las dependencias normativas, a fin de evitar demora en el trámite de la documentación.

Apoyar al departamento de difusión en la logística para la realización de eventos.

Promover la capacitación y adiestramiento del personal administrativo en los programas y áreas que favorezcan su desarrollo y la superación del centro.

Auxiliar al director en la elaboración anual del proyecto de presupuesto de la unidad académica conforme a criterios programáticos.

Informar al director de manera especial sobre el ejercicio del presupuesto.

Coordinar y supervisar las actividades del personal de vigilancia, intendencia, biblioteca, jardinería, secretarias y veladores.

Programar el adiestramiento al personal de intendencia y vigilancia, con la asesoría y apoyo de la coordinación de asuntos laborales.

Auxiliar en trabajos que correspondan a movimientos de oficina.

Auxiliar en la compaginación de documentos.

Auxiliar en el mantenimiento y consulta de archivo de la dependencia.

Encargarse de la entrega de notificaciones, avisos, etc. relacionados con reuniones u otros requerimientos al interior de la dependencia.

Auxiliar en el llenado y verificación de formas de trámites diversos relacionados con la dependencia.

Reportar y solicitar el mantenimiento oportuno de equipo y muebles de oficina.

Realizar otras actividades inherentes al puesto.

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